سفر کے اخراجات

عمل کا خاکہ

سفر سے پہلے –

1. گرانٹی لینے والے نے سفر کی ضرورت کی نشاندہی کی
2. گرانٹی نے سفر کی پیشگی اجازت ای میل کے ذریعے DRPT کو XXX فارم کے ذریعے جمع کرائی
3. DRPT منظوری کے لیے گرانٹی کو مطلع کرتا ہے
4. گرانٹی کے لیے سفر (ہوٹل وغیرہ) کی کتابیں

سفر کے دوران –

1. گرانٹی تمام قابل واپسی اخراجات کی رسیدیں رکھتا ہے
   1. ہوٹل کے لیے زیرو بیلنس رسید حاصل کرنا یقینی بنائیں
   2. GSA کے اخراجات کی حد کو ذہن میں رکھیں
      1. مثال کے طور پر: اگر ہوٹل میں کانٹینینٹل ناشتہ شامل ہے، تو وہ آپ کے پر ڈیم سے نکال دیا جائے گا
      2. مثال کے طور پر: اگر کانفرنس میں کھانے شامل ہوں تو وہ آپ کے پر ڈیم سے نکال دیے جائیں گے

سفر کے بعد –

1. گرانٹی قابل اطلاق گرانٹ کے خلاف تمام معاون دستاویزات کے ساتھ معاوضے کا دعویٰ جمع کراتا ہے

اہم نکات:

سفر سے پہلے DRPT سے چیک کریں! DRPT PMs سوالات کے جواب دینے اور یہ واضح کرنے میں مدد دے سکتے ہیں کہ کون سے اخراجات واپس کیے جا سکتے ہیں۔

پرپل بک کا متن

سیکشن 6۔3 – سفر کی واپسی 

DRPT گرانٹ پروجیکٹ سے براہ راست متعلقہ سرکاری کام یا تربیت کے لیے سفر کرنے والے عملے کو معقول اور ضروری اخراجات کی ادائیگی کرے گا۔ ذاتی آرام، سہولت اور ذوق کے لیے گرانٹ فنڈز کا استعمال اجازت نہیں ہے۔ سفر کے اخراجات عوام کے لیے کھلے ہوتے ہیں اور انہیں عوامی جائزے کے امتحان پر پورا اترنے کے قابل ہونا چاہیے۔ سفر کے اخراجات کی منصوبہ بندی اور ادائیگی کرتے وقت، مسافروں اور منصوبہ سازوں کو سفر کی لاگت کم کرنے کے طریقے تلاش کرنے چاہئیں۔ معیشت، احتیاط، اور ضرورت فیصلہ سازی کے عمل میں اولین ترجیح ہونی چاہیے۔ 

FTA سیکشن 5311 رورل ٹرانزٹ اسسٹنس پروگرام (RTAP) اور سمال اربن ٹریننگ پروگرام کے تحت تربیت سے متعلق سفر کے اخراجات کے لیے، باب 9دیکھیں۔0۔ 

DRPT صرف سفر کے اخراجات کو ریاستی اور وفاقی منظور شدہ رہائش، مائلیج اور یومیہ کی رقم کے مطابق اور اس کے مطابق واپس کرے گا۔ ایئر بی این بی، وی آر بی او، اور دیگر کرایہ داری جو دیگر ہوم شیئرنگ سروسز کے ذریعے بک کی گئی ہیں، اہل سفری اخراجات نہیں ہیں۔ The Commonwealth of Virginia uses the General Services Administration (GSA) rates for Lodging and Meals & Incidentals Expenses (M&IE) and IRS mileage rate. GSA کی شرحیں عام طور پر وفاقی مالی سال کے لیے شائع کی جاتی ہیں جو ہر سال اکتوبر 1سے ستمبر 30تک جاری رہتی ہے۔ IRS ہر سال جنوری 1سینٹ کو مائلیج ریٹ اپ ڈیٹ کرتا ہے۔ DRPT کے سفری اخراجات کی واپسی کے قواعد DRPT کے زیر انتظام تمام ریاستی اور وفاقی فنڈنگ، ان گرانٹس کے لیے متعلقہ مقامی میچ، اور کنسلٹنٹس پر لاگو ہوتے ہیں جو گرانٹس پر چارج کیے جاتے ہیں۔ 

سفر کے کھانے: کھانے کی واپسی صرف رات بھر سفر کرنے پر ہی قابل قبول ہے۔ ایک ہی دن کے سفر کے لیے کھانے کے اخراجات واپسی کے اہل نہیں ہوتے۔ الکحل مشروبات کے اخراجات معاوضے کے لیے اہل نہیں ہیں۔ GSA کی M&IE کی شرحیں اور اہل واپسی کی رقم سال کے وقت، مقام، کھانے فراہم کیے گئے یا نہیں، اور سفر کے دنوں کے لحاظ سے مختلف ہوتی ہے۔ ریٹس سفر کے شیڈول سے لے کر اصل سفر کی تاریخوں تک مختلف ہو سکتے ہیں۔ لہٰذا، GSA کی شرحوں اور قواعد کا جائزہ لینا ضروری ہے تاکہ کلیم میں درست رقم استعمال کی جا سکے۔ DRPT صرف GSA پر ڈیم ریٹس کی بنیاد پر ری ایمبرسمنٹ کرے گا۔ 

رہائش: رہائش کی ادائیگی اس وقت کی جا سکتی ہے جب کوئی فرد اپنے کام کے علاقے یا پروگرام/پروجیکٹ سروس ایریا سے باہر سرکاری کام کے لیے رات بھر سفر کر رہا ہو۔ سفر سے پہلے اپنی ایجنسی کے مقررہ DRPT پروگرام مینیجر سے تصدیق کریں کہ آیا رات بھر کے سفر کی واپسی کی اجازت ہے یا نہیں۔ رہائش کے اخراجات GSA کے رہائشی رہنما اصولوں اور نرخوں کے مطابق ہونے چاہئیں اور معقول اور ضروری ہونے چاہئیں۔ GSA رہائش کی شرحوں سے زیادہ شرحیں اور زیادہ شرحوں سے منسلک ٹیکس اور فیسیں واپس نہیں کی جائیں گی۔ جب رہائش کی شرح GSA شرح سے تجاوز کر جائے، تو ٹیکس اور فیسیں تناسب سے طے کی جانی چاہئیں اور رہائش کے اخراجات کا دوبارہ حساب دعویٰ میں ظاہر کرنا ضروری ہے۔ ہوٹل کی بکنگ کی رسید اس بات کا کافی ثبوت نہیں کہ قیام ہوا تھا۔ اصل ہوٹل قیام اور وصول شدہ ادائیگی کی رسید کلیم کے ساتھ فراہم کرنا ضروری ہے۔ 

ٹریول پری چیک: سفر کے انتظامات حاصل کرنے یا کانفرنسز، ورکشاپس، تربیت، اور کسی بھی ایسی چیز میں شرکت کے اخراجات برداشت کرنے سے پہلے جن کے لیے رات گزارنے کی گرانٹ ضروری ہو، وصول کنندگان کو چاہیے کہ وہ اپنے DRPT پروگرام مینیجر سے "پری چیک کی" کے لیے رابطہ کریں۔ DRPT پروگرام مینیجر جائزہ لے گا کہ آیا ورکشاپ، تربیت، یا کانفرنس گرانٹ پروجیکٹ سے متعلق ہے اور اس لیے اہل اخراجات سے متعلق ہے، عملے کی شرکت کی تصدیق کرے گا اور پھر جائزہ لے گا کہ منصوبہ بند سفر کے دن درست اور درست ہیں۔ "پری چیک" اس بات کو یقینی بنانے میں مدد دیتا ہے کہ گرانٹ وصول کرنے والوں کو مناسب اور معاوضے کے اہل سفر کے اخراجات برداشت کرنا پڑے۔  

سفر اور اخراجات کا انتظام کرنے سے پہلے، گرانٹ وصول کرنے والوں کو چاہیے کہ وہ اپنے DRPT پروگرام مینیجر کو "پری چیک" کے لیے درج ذیل معلومات بھیجیں:  

• کانفرنس، ورکشاپ، تربیت وغیرہ کا نام، تفصیل، مقام اور تاریخیں۔ 
• ان عملے کے نام جو شرکت کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں 
• ہر شرکاء کے لیے رات گزارنے کی تاریخیں 
• رہائش کے اخراجات، جن میں کمرے کی قیمت، دنوں کی تعداد، اور اندازا ٹیکس شامل تھے 
• ہر دن کے لیے میل پر ڈیم اخراجات کا حساب 
• ہوائی کرایہ، زمینی نقل و حمل (ٹرین، بس، رینٹل کار)، شٹلز، ٹیکسی/اوبر/لفٹ اور بیگیج فیس کی تخمینی لاگت  

یہ معلومات DRPT سے منظور شدہ پری-آتھورائزیشن ورک بک کے ذریعے تیزی سے اندازہ لگائی جا سکتی ہے۔ DRPT پروگرام مینیجرز درخواست پر یہ ورک بک فراہم کر سکتے ہیں۔